Salah satu aktifitas apotek yang cukup strategis dan berpengaruh langsung terhadap daya saingnya adalah aktifitas pembelian. Secara prosedur, sistem pembelian apotek diantaranya diatur melalui Permenkes 918  tentang Pedagang Besar Farmasi. Pada intinya, apotek dalam memperoleh obat harus melalui jalur  distribusi resmi baik melalui secara vertikal (PBF, Pabrik Obat) maupun horisontal (apotek).

Persediaan obat di sebuah apotek memiliki dimensi yang kompleks. Di satu sisi, idealnya jumlah persediaan harus lengkap baik jumlah maupun jenis. Di sisi yang lain, terdapat hambatan (constrain) yang harus dipertimbangkan yaitu masa kedaluarsa, tingkat perputaran dan modal kerja yang tersedia. Mempertemukan kondisi ideal dan hambatan bukan hal yang mudah. Apalagi adanya keharusan bagi PBF untuk menjual obat dalam kemasan terkecil.

Banyaknya jenis obat yang beredar serta beragamnya selera dokter dalam memilih merek obat untuk pasiennya merupakan variabel yang mutlak diperhatikan. Modal kerja akan membengkak bila kedua variable tersebut tidak singkron. Artinya terjadi missmatch antara permintaan dan penawaran. Resikonya adalah terhentinya arus kas dan penghapusan karena kedaluarsa. Bagi apotek jaringan kondisi seperti itu bisa dieliminasi. Antar apotek jaringan bisa bertukar persediaan sesuai dengan situasi permintaan setempat.

Bagaimana dengan apotek independen ? Untuk menyiasati hal ini banyak apotek independen yang melakukan pembelian ke sesama apotek (pembelian secara horisontal). Apotek yang modal kerjanya besar biasanya akan menjadi rujukan bagi apotek lain yang bermodal kerja terbatas. Jumlah pembeliannyapun tidak harus dalam kemasan terkecil. Bisa eceran. Sistem seperti ini jelas menguntungkan kedua belah pihak. Namun sayang, terkadang harga belinya biasanya sedikit lebih mahal dibanding kalau membeli langsung ke PBF. Dan karena kurangnya keterbukaan antar apotek, dengan sistem seperti ini, apotek juga masih menanggung resiko missmacth.

Dengan kemajuan teknologi informasi dan meratanya jaringan internet sistem pembelian secara horisontal bisa dikembangkan dengan lebih baik untuk mencapai situasi win-win. Sistem ini bisa berjalan bila ada 2 buah apotek yang bergabung. Tetapi, semakin banyak anggota tentunya akan semakin baik. Persyaratan yang mutlak diperlukan adalah keterbukaan antar anggauta.

Sistem pembelian horisontal ini secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut. Apotek mengupload database berbasis web ke jaringan internet. Database tersebut paling kurang berisi nama obat dan jumlah persediaan. Agar datanya bisa mutakhir, minimal harus diperbaharui sehari sekali. Apotek yang bergabung dalam sistem ini bisa melihat database masing-masing anggauta setiap saat. Nah, karena bisa melihat level persediaan masing-masing anggauta, maka masing-masing apotek bisa melakukan penawaran atau permintaan sesuai dengan kondisinya. Kalau ada kecocokan baru bernegosiasi harga.

Sistem ini bisa diterapkan dimana saja sepanjang ada jaringan internet. Idealnya memang untuk apotek dalam satu wilayah, katakanlah kecamatan, atau kota. Tapi kalau ada apotek diluar kota atau diluar propinsi yang mau bergabung, bisa saja, asal mau menanggung resiko biaya pengiriman.

Karena menyangkut hal yang strategis maka apoteker harus terlibat langsung dalam penerapan sistem ini. Kalau apotekernya gaptek, bisa saja didelegasikan pada orang lain, tetapi pengambilan keputusan tetap di tangan apoteker. Saya yakin bila sistem seperti ini diterapkan silaturahmi antar apoteker akan terjalin dengan baik. Dan yang terpenting, masalah persediaan di apotek bisa dipecahkan bersama. Bahkan bukan tidak mungkin masalah yang lainpun bisa terpecahkan. Sistem ini juga menjamin terciptanya situasi disana senang disini senang.

Pada saat kongres ilmiah bulan lalu di Yogya, saya mendengar beberapa sejawat kita telah memulai menerapkan sistem ini. Inisiator dan (mungkin) pemilik ide (hak cipta?) adalah senior kita Pak Tom (Drs. Ahaditomo, Apt). Apa sejawat berminat ?

Possibly Related Posts: